Menerima dan Memeriksa Sarana dan Prasarana Beserta Dokumennya Sesuai Prosedur

Berikut ini disajikan bahan belajar dan latihan untuk menambah wawasan dan tambahan pengetahuan terutama bagi yang akan melaksanakan test CPNS atau P3K. Semoga sukses dan lulus. aamiin.

Tujuan Pembelajaran:

Memahami langkah-langkah penerimaan sarana dan prasarana sesuai prosedur.
Mampu memeriksa kesesuaian barang dengan dokumen pendukung.
Mengetahui tindakan yang harus dilakukan jika terjadi ketidaksesuaian.
Memahami pentingnya pencatatan dan dokumentasi.

A. Pengantar Materi

Sarana dan prasarana adalah aset penting yang harus dikelola dengan baik. Dalam pekerjaan layanan operasional, kemampuan untuk menerima dan memeriksa sarana dan prasarana sesuai prosedur sangat dibutuhkan untuk memastikan kelancaran operasional serta menghindari kesalahan administrasi.

B. Prosedur Menerima dan Memeriksa Sarana dan Prasarana

1. Penerimaan Barang

Langkah-langkah:
a. Menerima barang yang dikirim oleh vendor atau penyedia.
b. Mencatat tanggal dan waktu penerimaan.
c. Memastikan barang diterima dalam kondisi baik.
Dokumen yang diperlukan:

Surat jalan
Daftar barang
Nota atau invoice

2. Pemeriksaan Dokumen

Hal-hal yang diperiksa:
a. Kesesuaian jumlah barang dengan daftar barang.
b. Spesifikasi barang sesuai dengan pesanan.
c. Dokumen memiliki tanda tangan atau cap resmi.

3. Pemeriksaan Barang

Langkah-langkah:
a. Periksa kondisi fisik barang (tidak rusak, lengkap).
b. Cek spesifikasi barang sesuai pesanan (ukuran, jumlah, kualitas).
c. Pastikan semua barang sesuai dengan dokumen pendukung.
Tindakan jika terjadi kerusakan atau ketidaksesuaian:
a. Dokumentasikan kondisi barang yang rusak atau tidak sesuai.
b. Laporkan kepada atasan atau pihak yang bertanggung jawab.
c. Ajukan penggantian atau perbaikan kepada vendor.

4. Dokumentasi dan Pencatatan

Tujuan:

Menyimpan catatan untuk laporan dan audit.
Mempermudah pelacakan barang di masa mendatang.

Dokumen yang perlu dibuat:
a. Berita acara serah terima barang.
b. Formulir pemeriksaan barang.
c. Laporan penerimaan barang.

C. Studi Kasus

Kasus 1:
Sebuah meja kantor diterima oleh operator. Dokumen menyatakan bahwa meja tersebut berwarna putih, tetapi barang yang diterima berwarna cokelat. Apa yang harus dilakukan?

Jawaban:

Catat ketidaksesuaian dalam laporan penerimaan barang.
Dokumentasikan dengan foto untuk bukti.
Laporkan kepada atasan dan hubungi vendor untuk tindakan lebih lanjut.

D. Evaluasi Pembelajaran

Latihan Soal Pilihan Ganda:

Apa dokumen utama yang diperlukan saat menerima barang?
Apa langkah pertama dalam memeriksa barang yang diterima?
Bagaimana cara menangani barang yang rusak saat diterima?

Latihan Praktik:

Simulasikan proses menerima dan memeriksa barang menggunakan dokumen fiktif.
Buat laporan penerimaan barang untuk barang yang diterima.

E. Kesimpulan

Prosedur penerimaan dan pemeriksaan sarana dan prasarana sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional. Operator layanan operasional harus memastikan kesesuaian barang dengan dokumen pendukung, mencatat segala ketidaksesuaian, dan membuat dokumentasi yang lengkap.

Dengan mengikuti prosedur ini, risiko kesalahan dapat diminimalkan, dan laporan administrasi menjadi lebih terpercaya.

SOAL PILIHAN GANDA

1. Apa langkah pertama yang harus dilakukan saat menerima sarana dan prasarana?
A. Langsung mendistribusikan ke unit terkait
B. Memeriksa dokumen kelengkapan yang menyertai
C. Melaporkan ke atasan tanpa pemeriksaan
D. Membandingkan dengan dokumen terdahulu

Jawaban: B

2. Saat memeriksa dokumen yang menyertai sarana dan prasarana, apa yang harus diperhatikan?
A. Kesesuaiannya dengan daftar permintaan
B. Nomor telepon penanggung jawab
C. Tanggal dokumen dibuat
D. Warna dokumen

Jawaban: A

3. Jika ditemukan kerusakan pada sarana yang diterima, langkah yang sesuai prosedur adalah...
A. Menggunakan sarana tersebut sementara
B. Mengembalikan langsung ke pengirim tanpa dokumentasi
C. Melaporkan dan mencatat kerusakan untuk proses lebih lanjut
D. Menyimpan kerusakan tanpa tindakan

Jawaban: C

4. Apa dokumen yang biasanya diperlukan saat menerima sarana dan prasarana?
A. Surat jalan dan daftar barang
B. Surat pribadi dari pengirim
C. Foto barang yang dikirim
D. Bukti pembelian peralatan lain

Jawaban: A

5. Apa yang harus dilakukan jika dokumen penerimaan tidak lengkap?
A. Menunda proses penerimaan sampai dokumen lengkap
B. Tetap menerima barang tanpa catatan
C. Memusnahkan dokumen yang ada
D. Menolak barang secara sepihak

Jawaban: A

6. Dalam prosedur penerimaan barang, siapa yang bertanggung jawab untuk memastikan kesesuaian antara barang dan dokumen?
A. Operator layanan operasional
B. Kepala bagian keuangan
C. Penanggung jawab gudang
D. Petugas administrasi umum

Jawaban: A

7. Saat memeriksa barang, apa yang harus dilakukan untuk memastikan kualitas barang?
A. Membuka dan memeriksa kondisi fisik barang
B. Meminta bantuan teknisi untuk pengujian
C. Membandingkan harga barang dengan pasar
D. Langsung menyetujui barang yang datang

Jawaban: A

8. Bagaimana cara mencatat barang yang telah diterima?
A. Hanya memasukkan ke gudang tanpa pencatatan
B. Mendokumentasikan detail barang dalam formulir penerimaan
C. Menulis di buku catatan pribadi
D. Memeriksa barang tanpa mencatat

Jawaban: B

9. Apa fungsi utama pemeriksaan sarana dan prasarana saat diterima?
A. Mengetahui siapa pengirimnya
B. Memastikan jumlah dan kualitas sesuai dengan pesanan
C. Mendapatkan informasi harga barang
D. Menyelesaikan administrasi pembayaran

Jawaban: B

10. Jika terjadi ketidaksesuaian jumlah barang dengan dokumen, langkah yang tepat adalah...
A. Membuat laporan tertulis kepada pihak terkait
B. Menolak semua barang yang datang
C. Mendistribusikan barang sesuai jumlah yang ada
D. Tidak mengambil tindakan apapun

Jawaban: A

Berikut adalah 5 soal Situational Judgement Test (SJT) dengan model studi kasus untuk materi Menerima dan Memeriksa Sarana dan Prasarana:

1. Kasus 1

Anda menerima kiriman 10 unit komputer dari vendor. Saat diperiksa, Anda menemukan bahwa 2 unit mengalami kerusakan fisik, sementara dokumen menyebutkan bahwa semua barang dalam kondisi baik. Apa yang Anda lakukan?

A. Segera mengembalikan semua komputer ke vendor tanpa pemeriksaan lebih lanjut.
B. Mencatat kerusakan dan melaporkan kepada atasan untuk tindak lanjut.
C. Menggunakan komputer yang tidak rusak dan mengabaikan kerusakan lainnya.
D. Meminta teknisi memperbaiki kerusakan tanpa berkoordinasi dengan vendor.

Jawaban: B

2. Kasus 2

Anda menerima kiriman meja kantor, tetapi dokumen pendukung tidak lengkap (hanya ada surat jalan, tanpa daftar barang). Apa langkah Anda?

A. Menolak barang dan meminta vendor melengkapi dokumen.
B. Menerima barang dan melanjutkan proses tanpa dokumen lengkap.
C. Menghubungi vendor untuk melengkapi dokumen sambil mencatat barang yang diterima.
D. Menyimpan barang tanpa pemeriksaan lebih lanjut.

Jawaban: C

3. Kasus 3

Ketika menerima barang kiriman, Anda melihat barang tersebut sesuai dengan dokumen, tetapi terdapat perbedaan warna dengan pesanan awal. Dokumen menyebutkan warna putih, tetapi barang yang diterima berwarna hitam. Apa yang harus Anda lakukan?

A. Tetap menerima barang karena fungsinya sama, meskipun warnanya berbeda.
B. Mengembalikan barang kepada vendor tanpa memberi tahu atasan.
C. Melaporkan perbedaan warna kepada atasan dan mencatatnya dalam berita acara.
D. Menggunakan barang tanpa mencatat perbedaan warna.

Jawaban: C

4. Kasus 4

Anda sedang memeriksa dokumen pendukung barang yang diterima. Anda menemukan bahwa nomor seri pada dokumen tidak sesuai dengan nomor seri pada barang. Apa langkah terbaik yang harus Anda ambil?

A. Menerima barang dan menganggap nomor seri tidak terlalu penting.
B. Menolak barang tersebut tanpa menjelaskan alasan kepada vendor.
C. Menghubungi vendor untuk klarifikasi sambil mencatat ketidaksesuaian.
D. Membuat laporan palsu agar nomor seri terlihat sesuai.

Jawaban: C

5. Kasus 5

Dalam pemeriksaan barang yang baru diterima, Anda menemukan bahwa jumlah barang sesuai dengan dokumen, tetapi terdapat cacat pada beberapa barang. Vendor meminta Anda tetap menerima barang tersebut dan akan mengganti barang cacat di lain waktu. Apa yang Anda lakukan?

A. Menerima semua barang tanpa mencatat kerusakan.
B. Menolak barang sepenuhnya hingga barang cacat diganti.
C. Menerima barang dengan mencatat cacat pada laporan dan meminta berita acara penggantian.
D. Mengembalikan barang yang cacat dan menerima sisanya.

Jawaban: C

Soal Lainnya Klik Disini

Bisa juga belajar soal di website ini